Upravljanje, nadzor in varnost sistemov

Konsolidacija sistemov

E-plačilni sistemi

Obvladovanje dokumentov

Mobilna omrežja za kritične aplikacije

Vzdrževanje

Obvladovanje dokumentov in procesov

Današnje organizacije potrebujejo enostaven in urejen način dela s poslovno dokumentacijo ter nadzor nad izvajanjem poslovnih procesov. Rešitev za tovrstno obvladovanje dokumentov, podatkov ter procesov mora ustrezati zahtevam po:

• odprti arhitekturi, ki omogoča visoko nadgradljivost, zanesljivost in prilagodljivost sistema spremembam v organizaciji in novim poslovnim potrebam organizacije,
• avtomatizirani podpori upravljanju dokumentov in podatkov skozi njihovo celotno življenjsko dobo,
• arhiviranju vseh vsebin v elektronski obliki,
• upravljanju celotnih vsebin dokumentov od elektronske pošte do formalnih dokumentov vseh vrst,
• dostopu do vsebin od koderkoli (preko spleta, delovnih postaj ali drugih odjemalcev),
• avtomatizaciji in optimizaciji poslovnih procesov,
• spremljanju in nadzoru nad izvajanjem poslovnih procesov,
• združljivosti z obstoječo tehnologijo.

Na podlagi navedenih zahtev smo pripravili rešitev za obvladovanje dokumentov in poslovnih procesov. Zasnovana je tako, da se na enostaven način povezuje z ostalimi informacijskimi sistemi in bazami podatkov v organizaciji. Rešitev sledi splošno veljavnim predpisom o pisarniškem poslovanju. V rešitvi so že izdelani najbolj pogosti obrazci in njihovi postopki, z nastavitvami pa lahko organizacija na enostaven način prilagodi rešitev glede na lastne potrebe. Z vzpostavitvijo rešitve naročniku nudimo:

• Sistem za upodabljanje dokumentov
• Arhivski sistem
• Postavitev strežnika in odjemalcev
• Aplikacijo za obvladovanje dokumentov in procesov
• Vzpostavitev povezave med aplikacijo za obvladovanje dokumentacije, arhivskim sistemom in poslovnimi aplikacijami naročnika
• Potrebno strojno in sistemsko programsko opremo

Rešitev za obvladovanje dokumentov in procesov uporabnikom nudi:

• Zajem podatkov ter razvrščanje dokumentov.
  Rešitev omogoča razvrščanje dokumentov po njihovi vsebini. To omogoča, da lahko zajemamo podatke, ki so značilni za določeno vrsto dokumenta. V rešitvi so vključene najbolj splošne vrste dokumentov (prejeti račun, izhodni račun, pogodba, ponudba, naročilnica, dopis). Vse obrazce je možno prilagoditi in jih poljubno dodajati glede na naročnikove zahteve. Vse zajete podatke je možno zapisati tudi v drugo bazo podatkov (povezava s poslovnim sistemom naročnika).
   
• Upodabljanje dokumentov.
  Enostavno in učinkovito skeniranje prilagojeno uporabniku za vse vhodne, izhodne in interne dokumente. Za upodabljanje (skeniranje) je rešitev integrirana s Scan modulom. Vsi upodobljeni dokumenti se shranjujejo na arhivskem sistemu.
   
• Iskanje dokumentov po različnih kriterijih in polnem tekstu.
  Rešitev omogoča, da uporabnik najde iskani dokument v najkrajšem času. Za to so mu na voljo že ustvarjeni pregledi in funkcije za iskanje po polnem tekstu.
   
• Pregledovanje upodobljenih dokumentov.
  Pregledovanje vseh upodobljenih dokumentov je omogočeno z implementacijo vpoglednih modulov.
   
• Varnostna shema.
  Dostop do dokumentov je podvržen varnostni shemi, kar pomeni, da dokumente lahko gledajo oz. pregledujejo samo pooblaščene osebe.
   
• Izvajanje in nadzor poslovnih procesov.
  V aplikaciji je za vsak tip poslovnega dokumenta mogoče nastaviti poslovni proces.

Upodabljanje in arhiviranje dokumentov

Uporabniki lahko skenirajo in shranjujejo dokumente ter druge elektronske vsebine na več različnih načinov, od priponk do objektov shranjenih na arhivskem ali drugih strežnikih, pri čemer je možno podatke tudi kriptirati. Tako je dostop do njih omogočen le registriranim uporabnikom, glede na pravice, ki so jim v sistemu dodeljene. Kriptiranje onemogoča uporabnikom vpogled v oznake objektov, kar bistveno poveča varnost sistema. Rešitev omogoča tudi masovni zajem dokumentov v sistem za upravljanje z dokumenti.

Aplikacija za obvladovanje dokumentov in poslovnih procesov

Aplikacija za obvladovanje dokumentov in poslovnih procesov je informacijska rešitev, ki zagotavlja enostaven ter urejen način dela s poslovno dokumentacijo in izvajanje ter nadzor poslovnih procesov. Skupaj v povezavi z arhivskim sistemom in poslovnim sistemom naročnika nudi integriran informacijski sistem, ki omogoča organizaciji hitreje in učinkoviteje izvajati svoje dejavnosti.

Izvajanje poslovnih procesov pomeni tok poslovnega dokumenta po organizaciji glede na njeno poslovno logiko in pravila. Definiranje posameznega poslovnega procesa se izvede z nastavitvami aplikacije, za kar ni potreben programski poseg v aplikacijo. Zaradi tega je dodajanje novih procesov v sistem izredno hitro in učinkovito. Tipičen primer je proces likvidacija prejete fakture, kar v poenostavljeni obliki prikazuje naslednja slika:

Proces likvidacije faktur

V demonstriranem primeru ima lahko dokument v procesu likvidacije naslednje statuse:

1. Skeniranje
2. Razporeditev
3. Odobritev
4. Odobritev direktorja
5. Odobrena
6. Zavrnjena

Integracija v SAN in back up okolje

Rešitev za obvladovanje dokumentov in procesov se integrira v obstoječi heterogeni informacijski sistem organizacije. Možna je tudi integracija v centralizirano storage in back up okolje. V kolikor organizacija še nima konsolidiranih storage in back up sistemov, je možna tudi izvedba tovrstne konsolidacije.

Poenostavljeno integracijo rešitve v heterogeni informacijski sistem organizacije in konsolidirano storage in back up okolje ponazarja naslednja slika.